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ビジネス英語のeメール工夫2

ビジネスにおけるeメール送信について、より簡潔に、印象的に送付する事は、沢山来るメールを確認しなければいけない相手にも、用件はしっかり伝えたい自分にとって必要な事です。
色々な工夫がありますが、ひとつの例としてご参照下さい。

相手により文章を強調したい場合、大文字を使用する事があります。
しかし大文字による文章の表記は、「きつい言い方」である事を良く理解した上で使用します。
さらに強力に強調するのが、語や語句を全て大文字で構成し標記する事です。
「shouting(シャウティング)」と呼ばれ、「怒鳴る」、「かなり頭に来ている」なんて受け取られますので取引先やお客様などへの使用はやめておいた方が良いでしょう。
強調したい文章をすべて大文字で表記することはビジネスシーンにおけるeメールにはあまり適しません。
知らずに不用意に使用したりされる方もいますが、良く注意して、eメールで相手との関係がギクシャクするなんてつまらない事は起こしたくありません。
出来れば、社内の部下や同僚に出すeメールに使用する程度にしておきましょう。

又、極めつけの強調になるのが「大文字+エクスクラメーションマーク(!)」です。
ビジネスにおいて使用すると言う事は、もう送信先とは取引きも話もしたくない!位の覚悟が必要です。

ビジネスeメールを送信する場合、日本では親近感を抱かせる絵文字を使用する事も控えましょう。
相手によっては嫌悪感を抱く場合もあります。
posted by ビジネス英語 ビジネスマナー 記録の細道 at 23:00 | Comment(0) | ビジネス英会話 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

ビジネス英語のeメール工夫1

ビジネスにおける英文でのeメールを送信する事は日常茶飯事になってきています。
慣れた人にはさほど問題では無いのでしょうが、理解され易い、パッと見た目でも分かり易いコツを考えていきましょう。
当然、コツをつかめば相手にも分かり易い文章が書けることになりますし、ビジネスレター、FAXなどにも応用して頂けることになります。
簡単な工夫なので是非修得してビジネスシーンにおいて活用して下さい。

仕事におけるeメールは、電話の代わりに相手に自分の意思、用件を伝える伝達手段として多様に使用されています。
eメールの良い所は、相手の集中している時間などを邪魔せずに、相手の都合の良い時間で確認出来ると言う事です。
忙しいビジネスパーソンにはありがたい事ですが、ダラダラと長文を打ってもなかなか見てもらえない事もあります。
そこで、eメールにおけるメッセージをより強調したい場合、アステリスク(*)を使って強調しましょう。

送信先の相手がeメールをななめ読みしたとしても、注意を引きつけて目立つ様に工夫するのです。
メッセージ中の語や語句にアステリスクで前後を囲んで強調し、目につき易くするのです。
アポストロフィー(””)を使用することもありますが、文字化けしてしまうことがありますので、一般的にはアステリスク (*)を使用する事が多いのです。
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ビジネス英語での年月日の表わし方

英文における年月日の書き方が違っている事をご存知でしたか?英語圏とひと言で言ってもメールやFAXを送信する送信先の国によって、誤解を招く事もありますので注意しましょう。
主にアメリカと、ヨーロッパ、英国には下記の様な違いがあります。

日本語での日本式ではご存知の通り、年→月→日の順ですが、アメリカ式、ヨーロッパ・英国式では下記の様になります。

■アメリカ式:月→日(カンマ)年の順番で記入します。

  例: July 10,2007

■ヨーロッパ・英国式

  ヨーロッパ・英国式:日→月(カンマ無し)年の順番で記入します。

  例: 10 July 2007

分かりますね、アメリカ式とヨーロッパ・英国式では、月と日を全く逆に記入しなければなりません。

上記の様に記入すればもし間違いをした場合でも何とか理解できるのでしょうが、FAXや書類などで良く見かける間違いとしては、日付に/を使用した省略形による間違いです!
送信先によって、アメリカとヨーロッパ、英国では、逆に伝わってしまう可能性があるのです。

例えば、日本式では、「07/7/10」を記入する場合、アメリカ式で「7/10/07」と記入しました。

アメリカ式だと「7月10日(2007年)」で合っていますが、ヨーロッパ・英国式だと「10月7日(2007年)」となってしまうのです。

ひとつの書き方でも全然違う月日に解釈されてしまいます。
もし間違えた場合でも誤解を避けるためには、アメリカ式、ヨーロッパ・英国式でも、月名(July等)は省略せずに記入する事が良いでしょう。

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ビジネス英語のメールの書き方

英文での「E-mail」は、始めて作成される方にとってはどう記入したら良いか全く分かりませんね。
基本的な定型フォーマットを覚えておくと、少しは楽に作成できます。

基本的には全文書を左寄せで入力して下さい。
下記にあてはめながら記入すると洩れが無いでしょう。

■記入項目

1.宛先:メールアドレス
2.件名:用件がすぐに判断できる様に工夫します。
3.受取人名:フォーマルでは会社住所も記入します。
4.頭語:日本語の「拝啓」にあたります。:Dear Mr.(Ms)〜
5.前文:簡単な挨拶を記入します。
6.本文:簡潔に、用件だけ記入しましょう。
7.末文:補足する事があれば記入し、お礼なども書きます。
8.結語:日本語の「敬具」にあたります。:Sincerely,
9.差出人名:署名、フォーマルでは会社住所も記入します。

では、定型となる記入項目について少し触れましょう。

■頭語

頭語については末尾に:(コロン)を使用します。
相手先の名前や担当者名が分かっていれば、下記を使用します。

Dear Mr.(Ms.)〜:

名前まで分からない場合は、

Dear Sir or Madam:

「関係者各位」は、下記の様に記入します。
To All Persons Concerned:

■結語

結語の末尾は,(カンマ)を使用します。

Sincerely,

慣れるまで少々難しいと思いますが、例文や他の人が送ったメール等を参考にして愚直に調べていけば段々慣れてくると思います。
キーワード一覧
ビジネス英語

posted by ビジネス英語 ビジネスマナー 記録の細道 at 21:00 | Comment(0) | ビジネス英会話 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

ビジネス英語での会議の入り方

ビジネスシーンにおける会議や、TV会議などで英会話が必要な場面は多くなりました。
会議をする行為としては、必要な議題があって、参加者全員で討議して、結論を出すものですから万国共通した目的でしょう。

英語では議題の事を「agenda」と言い、議長を「chairman」進行役を「master」と言います。

それでは一般的な会議の入り方を確認していきましょう。

■会議をはじめる

みなさんこんにちは、会議に入りましょうか。

Good afternoon everyone.
(みなさんこんにちは)
I think we should make a start.
(会議に入りましょうか)

■会議のテーマを伝える

集まって頂いたのは、・・・を議論する為です。

We are here to discuss the (production plan)
(皆さんに集まって頂いたのは生産計画を議論する為です)

■議題に入る

A comment about this plan is there?
(この計画について意見はございませんか)

So let's first item on the agenda to business.
(それでは最初の議題に入りましょう)

上記は一般的な例ですが、会議をされる相手によっても言葉の言い方は変わってきます。
日本でも社内の打合せよりも、顧客との打合せの方が言葉を選んで発言しますからね。
英会話での会議に慣れていない始めのうちは、より丁寧な言葉使いをした方が無難でしょう。
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ビジネス英語のメール注意点

ビジネスにおける英文でのメール、コミュニケーションは、インターネットの発達により普及し、例え地球の裏側との交信でさえも、瞬時に行える様になりました。

日本での夕刻はアメリカでは真夜中にあたるので、退社前にアメリカのサプライヤーにメールを送っておいたら、翌日出社した時には返信が届いている、と言う事は今では常識ですね。
上手に英文のメールが送れると言う事は、海外との仕事がスピーディーにスムースにこなせる事になるのです。

さて少しですが英文でのメールで注意したいポイントを照会します。

1.件名で要件がイメージできる

管理者、マネージャークラスになると1日に100通位の膨大なメールを受信する事も当然です。
日本でも同様ですが、件名で確認し、重要性の無いと思われるメールは捨てられたりきちんと読まれない可能性があります。
又、日程や期日などが関係する要件であれば、後々そのメールを検索し易い様に工夫した件名にしておくと便利です。
7月30日に行いたい打合せの場合、
「Agenda for management Meeting 0730 Tue.」
などと件名を付けると送られた方も分かり易く、送った方も後で探し易いでしょう。

2.短い文章量

これも皆さん同じだと思いますがダラダラ記入してあるメールは読みたくもありません。
特に海外の忙しいビジネスパーソンは、日本人とは比べ物にならないほど時間を大切にします。
意識したいのはサッと読まれたとしても要点がしっかり伝わる様に簡潔にまとめたいものです。
posted by ビジネス英語 ビジネスマナー 記録の細道 at 23:00 | Comment(0) | ビジネス英会話 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

ビジネス英語でのコミュニケーション

世の中はグローバルが常識となっています。
ビジネスシーンにおいて英語での交渉、TV会議などを行う場合も少なくありません。
ビジネスにおける上手なコミュニケーションは、会話のスピード、ペースと、場の雰囲気作りから始まります。

双方の理解している内容が異なったり、分からなかったりする事で、イライラしてしまったり、何度も聞きなおしたりしてしまい、ギクシャクした雰囲気になることもありますが、その様な場合では良いコミュニケーションはできませんね。
英会話に限らず会話は相手があってこそ成立します。
苦手な英語を使って相手を強引に自分のペースに引き込むことは禁物ですが、なるべく自然に、雰囲気やペースを作っていくことが出来ると良いでしょう。

ビジネスシーンにおいての会議やミーティングの場合、日本人より時間を大切にしている習慣がありますので、多くはすぐ本題に移ることになります。
相手の進行で会議などが始まった場合、状況や進み具合を見守りたい所ですが、会議やミーティングにおいては、最初にagenda(議題)や目的を認識しあうのが一般的です。

意識したいのは、会議やミーティングにおいておかれている立場、分担や責任を冒頭に良く説明しておく事です。
相手に自分の立場を理解してもらう事で、どの様な内容をあなたに話し、討議していけば良いか相手に伝わり、より良い雰囲気、効率的な進行が出来ます。
効率的な進行が行えると言う事は会議をリードしている人にとって最高の雰囲気となることでしょう。
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